ステップ1
お問い合わせ
まずはオンラインで相談
ウェブフォームまたはメールで手続きの概要と希望日程を送信してください。初期の情報に基づき、必要書類や概算の進行スケジュールを提示します。緊急性や訪問希望がある場合はその旨を明記してください。
お問い合わせフォームへ簡単手順
利用の3ステップ
手続き開始から完了まで
ステップ2
ステップ3
手続き実行
当日の対応と確認
公証当日は書類の原本確認や署名の立会いを行います。NotaryLabDeskの担当者は事務的な補助を行い、手続きが円滑に進むよう支援します。手続き後は必要な記録や次の手続きについて案内します。
お問い合わせフォームへお問い合わせと所在地情報 個人情報と利用規約の概要
NotaryLabDesk が提供する公正証書および電子認証サービスに関するプライバシーと利用条件の要旨です。本ページは、収集する情報の種類、利用目的、利用者の権利、データ保持および第三者への共有に関する事実を中立的に説明します。
プライバシーの基本事項
当社は、利用者の個人情報を法令に基づき適切に扱います。本書では収集項目、利用目的、第三者提供、国際転送、保存期間、利用者の行使できる権利について具体的に説明します。NotaryLabDesk.pro のサービス利用前にご一読ください。
データの取扱い方針
当社のデータ取扱い方針は、本人確認と文書認証に必要な最小限の情報を取得し、安全に保管することを目的としています。技術的・組織的な対策を講じ、不正アクセスや漏洩のリスクを低減します。第三者との連携は契約上の必要に応じて限定的に行います。
個人情報保護方針
プライバシーポリシー
NotaryLabDesk（以下「当社」）は、公的文書および電子公証に関連するオンラインサービスの提供事業者として、利用者の個人情報を適法かつ適正に取得・利用・管理します。本ポリシーは、収集する情報の種類、利用の目的、情報の共有、保存期間、利用者権利の行使方法について説明します。サービス利用にあたり適用されます。
01
定義
本項では、本文書中に用いる主要な用語の定義を示します。用語の理解を統一するため、以下の意味で使用します。
個人データ: 生存する個人に関する情報であって、当該情報により特定の自然人を識別できるもの（氏名、住所、連絡先、識別番号等）を指します。
処理: 個人データの収集、記録、整理、保存、改変、利用、提供、削除などのあらゆる操作を指します。
利用者: NotaryLabDesk のサービスを利用する個人または法人（法人の場合は担当者を含む）を指します。
サービス: NotaryLabDesk.pro を通じて提供される電子公証、本人確認、文書管理および関連サポートを総称します。
クッキー: ウェブサイトが利用者の端末に送信する小さなデータファイルで、利用者の操作保持や分析のために使用されます。
02
収集する情報
当社はサービス提供に必要な最小限の情報を収集します。収集方法は利用者の入力、システムログ、および第三者からの提供を含みます。
利用者が提供する情報
サービス登録や本人確認、文書の提出時に利用者から直接提供いただく情報の例です。
- 氏名、住所、生年月日などの本人確認に必要な情報
- 連絡先（電話番号、メールアドレス）および緊急連絡先情報
- 身分証明書、印鑑登録証明書、委任状等の認証に必要な書類データ
- 契約書、申込書、電子署名に関連する文書ファイル
- 支払いに必要な請求情報（請求先名、請求先住所）※決済情報そのものは決済事業者が保持する場合があります
- 利用者からの問い合わせ内容やカスタマーサポートへの履歴
自動的に収集される情報
サービス利用中にシステムが自動的に取得する技術的情報の例です。これらは主にサービスの運用、障害対応、統計分析のために使用されます。
- アクセス日時、IPアドレス、お使いのブラウザ種類や端末情報
- 操作ログ、ページ閲覧履歴、セッション情報
- エラーログやパフォーマンス測定用の診断データ
- 位置情報（利用者が許可した場合に限る）
- クッキーおよび類似のトラッキング技術による識別子
- 利用環境に関する統計データ（集計された形で保持）
第三者から取得する情報
当社は、本人確認や信用照会、決済処理のために、利用者の同意のもとで第三者から情報を取得することがあります。
- 本人確認サービス事業者からの身分確認情報（同意に基づく）
- 決済事業者からの支払い確認データ（トランザクション識別子等）
- 業務委託先（クラウド事業者、認証システム提供会社）からの技術的ログ情報
03
利用目的
収集した情報は以下の目的の範囲内で利用します。利用目的は最小限に限定し、目的外利用は行わない方針です。
- 本人確認およびID検証の実施
- 公証手続き、文書作成および保存に関するサービス提供
- 利用者からの問い合わせ対応およびカスタマーサポート
- 決済処理および請求管理
- サービスの品質向上のための分析および統計処理（匿名化または集計して行います）
- 不正利用の検知およびセキュリティ対策
- 法令に基づく対応および公的機関からの要請への対応
- 利用規約違反や不正行為に対する調査
処理の法的根拠
個人データの処理は、日本国内の関連法令および利用者の同意に基づいて行います。法的根拠に応じて処理目的を明確にします。
- サービス提供契約の履行に必要な処理（契約の遂行）
- 利用者からの明示的な同意に基づく処理（本人確認や第三者提供等）
- 法令に基づく開示義務や公的機関からの要請に応じるための処理
- 当社の正当なメリットを保護するために必要な範囲での処理（セキュリティ、資産保護等）
関連法令と利用者の権利
当社は主に日本国内で事業を行いますが、EU域内のデータ保護規則に関する要求に準じた利用者対応を行う場合があります。以下は利用者が行使できる代表的な権利の説明です。
- アクセス権: 当社が保有する自身の個人データについて開示を求める権利
- 訂正権: 不正確なデータの訂正を求める権利
- 削除権（消去）: 法的要件や正当な理由がある場合に個人データの消去を求める権利
- 処理制限の権利: 特定条件下で処理を制限することを求める権利
- データポータビリティ: 構造化された一般的に利用可能な形式でデータを受け取る権利（適用される場合）
- 異議申立て権: 特定の処理に対して異議を唱える権利（特にダイレクトマーケティングに関して）
データの共有
当社は利用者の明示的な同意、契約上の必要性、または法令の要請に基づき第三者と情報を共有することがあります。共有先は業務委託先や決済事業者、本人確認サービスなどに限定されます。
- 決済処理のために決済代行業者へ活動情報を提供
- 本人確認のために認証サービス提供者へ必要情報を提供
- クラウドホスティングやデータ処理を委託する事業者への技術情報提供
- 法令に基づく開示要請に応じた公的機関への提供
- 不正行為調査のために捜査機関や弁護士等の専門家へ提供
- 事業譲渡や合併等の企業再編時における必要最低限の情報移転
国際移転について
当社は業務委託先やクラウドサービスの都合により、データを海外へ転送する場合があります。その際は適用法令に従い、適切な安全策を講じます。
国際転送時には契約上の保護措置（データ処理契約、標準契約条項等）を導入し、転送先での保護水準を確保します。利用者からの要請があれば詳細を提供します。
保存期間
当社は法令に定められた期間またはサービス提供に必要な期間に限定してデータを保持します。不要となったデータは安全に削除または匿名化します。
アカウント情報は利用契約終了後、法定保存期間や請求記録の要件に従って保持されますが、不要と判断された場合は削除します。
問い合わせやサポート履歴は、問題解決および品質改善のため一定期間保持されます。保存期間は目的に応じて個別に定めます。
アクセスログやシステムログはセキュリティ維持や不正検知のために一定期間保持し、その後技術的に安全な方法で消去または匿名化します。
利用者からの削除請求や法的条件が満たされた場合、合理的な期間内に該当データを削除または匿名化します。ただし法令により保存義務がある情報は除きます。
セキュリティ対策
当社は技術的および組織的な対策を講じて、個人情報の不正アクセス、漏洩、改ざん、滅失から保護します。アクセス制御、暗号化、監査ログ、定期的な脆弱性診断を実施しています。
- データ転送時の暗号化（TLS等）の実施
- アクセス権限管理と多要素認証の採用（必要に応じて）
- 定期的なバックアップおよび侵入検知のための監視
05
利用者の権利
利用者は当社に対して、保有情報の開示、訂正、削除等を請求できます。請求方法および対応期間については以下をご参照ください。
- 情報へのアクセス（保有個人データの開示請求）
- 不正確なデータの訂正要求
- 特定条件下でのデータ削除要求
- 処理制限の要求（条件付き）
- データポータビリティの要求（適用される場合）
- 処理に対する異議申し立て（特にダイレクトマーケティング）
- 同意の撤回（撤回前の処理は影響を受けない場合があります）
- 苦情提出および監督機関への相談
権利行使の手続き
権利行使を希望する場合は、身元確認のための情報を提供のうえ、上記お問い合わせ先に書面または電子メールで申請してください。申請内容に応じて必要な範囲で対応します。
通常、申請を受領してから合理的な期間内（日本の商慣行に照らして通常30日程度）に回答します。複雑な請求や追加確認が必要な場合は延長することがありますが、その旨を事前に通知します。
マーケティング及び案内
当社は利用者の同意がある場合に限り、サービスに関するお知らせや重要な更新情報を送付します。マーケティング目的の連絡は明確な同意を得た場合のみ行います。
マーケティングメールの配信停止は、受信したメール内の配信停止リンクまたはお問い合わせ先にご連絡いただくことで行えます。配信停止後は新たな案内は送付しません（ただし重要な活動連絡は除く）。
未成年者に関する取扱い
当社は未成年者（日本法で未成年に該当する者）の個人情報の取り扱いについて慎重に対応します。未成年者がサービスを利用する場合は、保護者の同意が必要な場合があります。未成年者からの個人情報取得は法令に基づき行います。
第三者サイトへのリンク
当サイトには第三者の提供するサイトへのリンクが含まれることがあります。リンク先のサイトで行われる個人情報の取り扱いについては当社の管理対象外であり、利用者は各サイトのプライバシーポリシーを確認してください。
ポリシーの変更
本ポリシーは必要に応じて改定されます。重要な変更がある場合はサイト上で明示的に告知します。改定後のポリシーは告知日以降に適用されます。